Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Odmiennego podejścia wymaga duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a osoba odpowiedzialna za event nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Nie chodzi więc o zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Na etapie briefu dobrze określić przewidywaną liczbę uczestników, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także możliwości przygotowania cateringu. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Trzeba przewidzieć też rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Część programu wymaga bezpiecznego odstępu, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a później analizuje dostępnych wykonawców. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, program i atrakcje czy zabezpieczenie pogodowe. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Trzeba ustalić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także problem techniczny. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast opóźniać reakcję.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Największe znaczenie mają dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i odpowiednie zaplecze. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+